Le succès dans votre nouveau bureau commence par le meilleur équipement, le bon logiciel, et plus encore. Cette liste d’équipement de bureau de base couvrira tous vos besoins essentiels.
Que vous construisiez un bureau à domicile ou que vous mettiez en place un bureau professionnel, il existe certaines fournitures de bureau dont tout bureau moderne ne peut se passer. Le succès dans votre nouveau bureau commence par le meilleur équipement, le bon logiciel, la connexion Internet et le mobilier de bureau. Pour vous aider à démarrer, voici une liste d’équipement de bureau de base qui couvrira tous vos besoins essentiels.
Ordinateurs
Chaque bureau a besoin d’un ordinateur. En fait, chaque employé de votre bureau aura probablement besoin d’un ordinateur. Lorsqu’il s’agit de savoir quel type d’ordinateur répondra à vos besoins, les choix se résument à l’usage que vous en ferez. Si l’ordinateur ne sera utilisé qu’à votre bureau, un système de bureau peut être le meilleur. Si votre activité vous amène parfois à vous rendre dans des endroits éloignés, vous voudrez un ordinateur portable, qui offre une certaine portabilité.
Ordinateurs portables
Bien que vous deviez peut-être renoncer à un peu de taille d’écran, un ordinateur portable vous offrira une portabilité et une flexibilité inégalées. Vos employés peuvent emmener leur ordinateur portable aux réunions, aux conférences d’affaires, et peuvent facilement faire la transition entre le travail au bureau et à domicile. Au bureau, un moniteur externe peut être utilisé dans une configuration à deux moniteurs pour compenser la taille réduite de l’écran.
Ordinateurs de bureau
Les ordinateurs de bureau ont plus de mémoire pour installer plus de logiciels, plus de vitesse pour effectuer plus de tâches à la fois, et de meilleurs graphiques. Pour ceux qui travaillent dans le marketing numérique ou la conception graphique, un ordinateur de bureau est une nécessité. En ce qui concerne les coûts professionnels à long terme, les ordinateurs de bureau peuvent également être plus viables que les ordinateurs portables, car ils sont souvent plus faciles et moins chers à mettre à niveau que ces derniers.
Moniteurs
Si vos employés ont des ordinateurs de bureau, les moniteurs sont des équipements de bureau essentiels. Même si vos employés ont des ordinateurs portables, le fait de disposer de moniteurs supplémentaires peut augmenter la productivité, en offrant un espace d’écran supplémentaire pour travailler. Les moniteurs peuvent également être utilisés pour des présentations, des réunions, et plus encore.
Voici quelques caractéristiques clés à rechercher lorsque vous achetez des moniteurs :
- Le type d’affichage : vos deux principaux choix en matière de type d’affichage pour les moniteurs sont LCD et LED. Les moniteurs LED ont tendance à être plus chers, mais ils offrent un meilleur contraste des couleurs et une qualité d’image plus nette. Si vous faites beaucoup de conception graphique ou d’autres travaux à forte intensité visuelle, un moniteur LED est un bon choix. Pour les tâches de bureau de base, un moniteur LCD est une option plus abordable qui répondra parfaitement à vos besoins.
- Taille de l’écran : cela peut sembler évident, mais vous devrez tenir compte de la taille des moniteurs dont vous souhaitez équiper votre bureau. Des écrans plus grands peuvent offrir plus d’espace de travail à vos employés et favoriser la productivité, mais plus ils sont grands, plus ils sont chers. Pour la plupart des applications de bureau, des moniteurs de 19 à 34 pouces devraient convenir.
- Résolution : en général, plus la résolution est élevée, meilleur est l’affichage. La résolution peut également avoir un impact sur le confort de vos employés lorsqu’ils travaillent avec leur ordinateur sur une longue période. Pour les besoins de base en équipement de bureau, envisagez d’acheter des moniteurs avec une résolution minimale de 1024×768. Pour un travail graphique intensif, envisagez des moniteurs QHD ou 4K.
Projecteurs et téléviseurs
Si vous êtes amené à faire des présentations ou à organiser des réunions, vous aurez probablement besoin d’un projecteur ou de téléviseurs. La plupart des projecteurs et téléviseurs sont installés dans des salles de conférence pouvant accueillir de nombreuses personnes. Ces salles peuvent servir à la fois de salle de conseil et de salle de réunion pour les clients.
Projecteurs
Les deux principaux types de projecteurs à considérer sont les projecteurs DLP et les projecteurs LCD :
- Les projecteurs DLP sont généralement plus faciles à entretenir et fournissent des images fluides, sans tremblement et une gamme de couleurs plus étendue.
- Les projecteurs LCD offrent un contraste élevé, un fonctionnement silencieux et ont tendance à être plus économes en énergie, mais des flous de mouvement peuvent se produire et ils peuvent être plus difficiles à entretenir.
Si vous comptez principalement utiliser votre projecteur pour des vidéos, envisagez un projecteur DLP. Si vous comptez surtout afficher des images statiques ou des diapositives, envisagez un projecteur LCD.
Téléviseurs
Les principales préoccupations lors de l’achat d’un téléviseur sont la taille et la résolution de l’écran. Les téléviseurs plus grands peuvent être utilisés pour des affichages impressionnants dans les salles de conférence, tandis que les téléviseurs plus petits peuvent être utiles dans les salles de pause des employés, comme écrans d’annonce, etc. En ce qui concerne la résolution, une résolution plus élevée offre une meilleure qualité d’image. Si vous comptez utiliser votre téléviseur pour des présentations et des réunions importantes, une haute résolution (minimum 4K) sera idéale.
Téléphones et systèmes de communication
Les bureaux ont besoin d’un système téléphonique pour que les clients et les consommateurs puissent entrer en contact avec vous et pour permettre la communication interne sur votre lieu de travail. Examinons quelques-uns des choix les plus courants en matière de téléphones et de systèmes de communication pour compléter votre liste d’équipement de bureau de base.
Téléphones PBX vs. VoIP
VoIP est l’abréviation de Voice over Internet Protocol (voix sur protocole Internet). Il s’agit d’un système téléphonique qui permet de passer des appels sur Internet. PBX signifie Private Branch Exchange et est un système de communication privé qui fonctionne sur une ligne téléphonique traditionnelle. Notez toutefois que les systèmes modernes IP PBX peuvent également fonctionner sur Internet.
Si vous effectuez principalement des appels externes, un système VoIP est probablement le bon choix pour vous. Et vice versa, si vous effectuez principalement des appels internes, un système PBX est probablement le meilleur pour vous. Si le coût est une préoccupation majeure pour vous, les systèmes VoIP ont tendance à être plus abordables.
Voici quelques autres avantages clés des deux systèmes :
- Le PBX permet les messages de bienvenue, la numérotation automatique, la fonctionnalité “trouvez-moi/suivez-moi” et plus encore.
- La VoIP permet l’identification de l’appelant, la fonctionnalité d’interphone, l’enregistrement des appels et bien plus encore.
Téléphones de conférence
Les téléphones de conférence sont conçus pour être placés au milieu d’une table de salle de conférence avec un haut-parleur qui permet à un groupe entier de personnes d’être présentes dans la même pièce lors d’une conférence téléphonique. Ces téléphones sont coûteux mais en valent la peine lorsque vous traitez régulièrement avec des clients et que plusieurs employés participent à un projet.
Smartphones
Tout homme d’affaires a besoin d’un téléphone portable pour rester en contact avec les clients et les affaires en déplacement. Les smartphones peuvent contribuer à améliorer la productivité des employés, en leur permettant d’accéder à leur travail et de communiquer avec les actionnaires clés de n’importe où. Certaines entreprises choisissent d’acheter des téléphones portables pour tous leurs employés, tandis que d’autres ne les achètent que pour les membres clés comme les cadres et les associés de vente.
Connectivité réseau et Internet
La connectivité Internet est absolument essentielle pour toute entreprise moderne. Un réseau interne est également essentiel, permettant la communication entre les machines, le stockage partagé, l’accès aux imprimantes/scanner et plus encore. Vous aurez besoin de quelques équipements de bureau de base pour vous connecter à Internet et faire fonctionner votre réseau :
Hubs et concentrateurs Ethernet
Les commutateurs et les concentrateurs Ethernet sont des connexions réseau qui permettent à plusieurs utilisateurs de se connecter au réseau. Ils fonctionnent comme une connexion centrale permettant à vos ordinateurs, imprimantes et autres périphériques de se connecter au réseau et d’interagir les uns avec les autres. Votre commutateur ou hub peut également être connecté à un routeur pour fournir un accès à Internet.
Lorsque vous choisissez entre un commutateur et un concentrateur ethernet, la performance est la principale préoccupation. Les deux appareils fonctionnent de manière similaire, mais les concentrateurs ethernet partagent la bande passante de manière égale entre tous les ports, tandis que les commutateurs ethernet peuvent surveiller l’utilisation du réseau et envoyer intelligemment les paquets sur le réseau pour réduire le décalage. Pour les très petits bureaux, un hub ethernet peut très bien fonctionner, mais lorsque de nombreuses machines sont connectées au réseau, un switch ethernet est idéal.
Modems et routeurs
Les modems et les routeurs sont des équipements de bureau essentiels pour vous permettre, à vous et à vos employés, de vous connecter à Internet. Un modem est le dispositif qui vous permet de vous connecter à votre fournisseur de services Internet (FSI). Mais les modems ne comprennent généralement qu’un ou deux ports de connexion. Pour connecter plusieurs appareils à l’internet, vous aurez besoin d’un routeur. Un routeur est un appareil qui vous permet de créer un réseau sans fil et de connecter plusieurs machines à Internet. Les modems et les routeurs peuvent être achetés individuellement, mais ils sont le plus souvent achetés sous la forme d’un appareil combiné modem/routeur.
Une autre considération est de savoir si vous voulez louer ou acheter cet équipement. Bien que de nombreux FAI proposent des équipements en location, l’achat de vos propres appareils peut s’avérer moins coûteux à long terme tout en vous laissant la liberté de les mettre à niveau quand vous le souhaitez. Le seul hic est que les FAI n’assurent généralement pas la maintenance de votre équipement personnel.
Imprimantes, copieurs et scanners
Si la paperasse représente une part importante de votre activité, les imprimantes, les copieurs et les scanners doivent absolument figurer sur votre liste d’équipement de bureau. Il existe de nombreux types d’imprimantes à considérer, mais voici quelques-unes des plus courantes :
- Les imprimantes à jet d’encre sont parfaites pour les couleurs vives et l’impression de photos. Si vous avez besoin d’imprimer des visuels de haute qualité, c’est l’imprimante qu’il vous faut. Un inconvénient, cependant, est que les imprimantes à jet d’encre ont tendance à utiliser plus d’encre, ce qui peut s’avérer plus coûteux au fil du temps.
- Les imprimantes laser utilisent un laser pour projeter l’image sur le tambour et transférer le toner sur le papier. Ces imprimantes peuvent être très efficaces. Bien qu’elles puissent coûter plus cher au départ, elles peuvent être moins coûteuses à long terme, car elles utilisent moins de toner. Alors que les imprimantes laser peuvent produire des graphiques haut de gamme, les imprimantes à jet d’encre sont meilleures pour l’impression de photos.
- Les imprimantes multifonctions combinent plusieurs appareils en une seule unité. Si vous souhaitez gagner de l’espace ou réduire les coûts, une imprimante multifonction/scanner/fax peut vous convenir. Gardez simplement à l’esprit que cela peut provoquer des embouteillages dans les bureaux très fréquentés si plusieurs employés doivent utiliser l’appareil en même temps.
Logiciels
Selon le type de travail que vous effectuez, une certaine forme de logiciel informatique sera nécessaire. Si des logiciels de niche peuvent être nécessaires pour votre entreprise, il existe des logiciels de base dont presque toutes les entreprises auront besoin. Il s’agit de votre système d’exploitation, des logiciels de sécurité et des suites d’applications professionnelles.
Systèmes d’exploitation
Un système d’exploitation est le logiciel de base qui gère la mémoire, les processus, les logiciels et autres de votre machine. Bien que de nombreux ordinateurs neufs soient livrés avec un système d’exploitation installé, il y a quelques considérations clés à garder à l’esprit lors de la configuration des machines sur votre lieu de travail.
Lors de la mise en place de votre bureau, il peut être bénéfique de garder des systèmes d’exploitation cohérents entre les machines. Cela permettra d’assurer la compatibilité des fichiers et des logiciels au sein de votre équipe. Cela dit, certaines entreprises choisissent de fournir des systèmes d’exploitation en fonction des départements. Par exemple, le département de création peut travailler sur macOS tandis que d’autres départements peuvent utiliser Windows.
Les trois principaux systèmes d’exploitation dans le monde des affaires d’aujourd’hui sont Microsoft Windows, Apple macOS et Linux :
- Microsoft Windows est de loin le système d’exploitation le plus utilisé, contrôlant plus de 70 % du marché. Les PC Windows sont la norme pour le travail de bureau quotidien.
- Apple macOS offre une expérience haut de gamme avec une interface utilisateur lisse et intuitive. Ce système d’exploitation est la norme pour les équipes de conception graphique et de création.
- Linux est un système d’exploitation open source qui est souvent privilégié par les développeurs de logiciels et les programmeurs. Il existe de nombreux outils et interfaces disponibles pour personnaliser votre système d’exploitation Linux.
Logiciels de sécurité
Tous les ordinateurs devraient être protégés par une forme de logiciel de sécurité pour éviter le piratage, les logiciels malveillants et les virus. En tant qu’entreprise, votre priorité doit être de protéger vos systèmes, vos secrets commerciaux et les informations relatives à vos clients. Les types essentiels de logiciels de sécurité comprennent :
- Les logiciels antivirus : Les logiciels antivirus sont conçus pour identifier et supprimer les virus connus de votre système.
- Pare-feu : Les logiciels pare-feu aident à protéger votre réseau des menaces externes en surveillant et en filtrant le trafic en fonction de règles de sécurité définies.
- Logiciel d’authentification : Les logiciels d’authentification sont essentiels pour toute entreprise travaillant avec des informations sensibles, permettant l’accès via des identifiants et des mots de passe. Ils sont le plus souvent utilisés lorsqu’une entreprise souhaite activer l’authentification multifactorielle ou lorsqu’une entreprise souhaite rationaliser l’authentification sur plusieurs systèmes.
- Suites de sécurité : Les suites de sécurité sont des progiciels de sécurité complets qui peuvent inclure un antivirus, une protection contre les logiciels espions, une protection contre les logiciels malveillants, une défense par pare-feu, des gestionnaires de mots de passe, etc.
Suites d’applications d’entreprise
Les suites d’applications professionnelles sont des ensembles de logiciels communs regroupés. Cela peut rendre l’achat de logiciels de bureau essentiels plus pratique et plus abordable. Microsoft Office 365 en est un exemple, offrant un accès à une suite complète de programmes tels que MS Word, PowerPoint, Excel et plus encore. L’équivalent d’Apple iWork pour les utilisateurs de MAC. Autre exemple, Adobe Creative Suite peut être un excellent moyen d’équiper vos équipes créatives, en leur donnant accès à Photoshop, InDesign, Illustrator et plus encore.
Réfléchissez aux applications dont votre équipe pourrait avoir besoin pour accomplir son travail. Si vous n’avez besoin que d’une ou deux applications, vous pouvez envisager de les acheter individuellement. Dans la plupart des cas, cependant, l’achat d’une suite ou d’un abonnement peut être plus rentable.
Mobilier
Les bureaux, les postes de travail, les étagères et les chaises donneront tous le ton à votre bureau. Ne sous-estimez pas l’importance de les choisir judicieusement. Avec le bon mobilier, vous pouvez créer un environnement convivial, chaleureux, invitant et propice à la productivité.
Des bureaux hybrides assis-debout aux supports d’écran, en passant par les chaises de bureau et plus encore, il existe de nombreuses options et pièces à prendre en compte lorsque vous équipez votre bureau de meubles. Si vous avez un bureau plus petit, pensez à demander l’avis de vos employés. De quoi auront-ils besoin pour être le plus confortable et le plus productif possible ?
Tout mettre en place
Nous espérons que cette liste d’équipement de bureau de base vous aidera à aménager votre bureau aussi rapidement que possible et à un prix abordable. Plus vous réfléchissez à vos choix et mieux votre bureau est équipé, plus vous avez de chances d’avoir la pérennité nécessaire pour réussir.
